Cómo pedir el expediente escolar de tu hijo

Seis pasos

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   Decide a quién enviarlo

   Envíalo al director de educación especial o al encargado de expedientes del distrito, y ponle copia al director de la escuela. Enviarlo solo al maestro de tu hijo es la razón más común por la que una solicitud no llega a ningún lado.

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   Ponlo por escrito — siempre por correo electrónico

   Una llamada telefónica no activa ningún plazo. El correo electrónico crea un registro con fecha de exactamente qué pediste y cuándo, que es todo el punto.

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   Pide el expediente completo, y luego nombra las partes

   Di primero 'expediente educativo completo,' y luego enumera los elementos específicos que sabes que existen. Las solicitudes generales reciben carpetas generales; los elementos nombrados son más difíciles de omitir.

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   Pide copias electrónicas

   Solicita PDFs por correo electrónico o en una unidad de almacenamiento. Algunos distritos cobran una tarifa por página en papel, y nada de eso es buscable.

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   Anota el plazo en la solicitud

   Bajo FERPA, una escuela debe permitirte inspeccionar el expediente dentro de 45 días, y antes si se necesita para una reunión del IEP. Mencionar la fecha de tu reunión en la solicitud hace eso concreto.

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   Registra lo que llegue

   Cuando llegue el expediente, revísalo contra tu lista. Que falten elementos es normal y casi nunca es algo siniestro — responde el mismo día nombrando lo que sigue faltando.

Qué nombrar en la solicitud

• Todos los IEPs actuales y anteriores, y cualquier borrador de IEP preparado para reuniones próximas
• Todas las evaluaciones e informes de evaluación, incluidos los protocolos y puntajes brutos cuando se puedan divulgar
• Reportes de progreso de las metas del IEP de los últimos dos años
• Avisos Previos por Escrito (PWNs) emitidos sobre tu hijo
• Notas y hojas de asistencia de todas las reuniones del IEP o de elegibilidad
• Registros de asistencia, disciplina e incidentes de comportamiento
• Boletas de calificaciones y resultados de exámenes del distrito o del estado
• Registros de salud, enfermería y de cualquier servicio de terapia
• Correos electrónicos y correspondencia entre el personal sobre tu hijo
• Cualquier dato de RTI/MTSS o de intervención recopilado antes de la referencia

Reemplaza todo lo que está entre corchetes. Envíala como el cuerpo de un correo electrónico, no como un archivo adjunto — los adjuntos se abren después, o nunca.

Asunto: Solicitud por escrito del expediente educativo completo — [Nombre completo del niño o niña], fecha de nacimiento [00/00/0000]

Estimado/a [Nombre], Director/a de Educación Especial, [Distrito]:

Soy el padre/la madre o tutor/a de [Nombre completo del niño o niña], estudiante de [grado] en [Escuela]. Bajo FERPA (34 CFR 99.10) y la IDEA (34 CFR 300.501, 300.613), solicito inspeccionar y recibir copias del expediente educativo completo de mi hijo/a.

Por favor incluya, como mínimo:
- Todos los IEPs actuales y anteriores, incluido cualquier borrador de IEP preparado para una reunión próxima
- Todas las evaluaciones e informes de evaluación, incluidos los puntajes brutos o de subpruebas cuando se puedan divulgar
- Reportes de progreso de las metas del IEP de los últimos dos años
- Todos los Avisos Previos por Escrito emitidos sobre mi hijo/a
- Notas y hojas de asistencia de todas las reuniones del IEP y de elegibilidad
- Registros de asistencia, disciplina e incidentes de comportamiento
- Boletas de calificaciones y resultados de exámenes del distrito o del estado
- Registros de salud, enfermería y de servicios relacionados
- Correspondencia del personal, incluidos correos electrónicos, sobre mi hijo/a
- Cualquier dato de RTI/MTSS o de intervención previa a la referencia

Por favor, proporcione estas copias en formato electrónico (PDF) por correo electrónico a [tu correo electrónico], o avíseme si se necesita otro formato.

Tenemos una reunión del IEP programada para el [fecha], así que solicito recibir el expediente a más tardar el [fecha, al menos 5 días hábiles antes de la reunión], y en todo caso dentro del plazo de 45 días que exige FERPA.

Por favor confirme la recepción de esta solicitud. Gracias por su ayuda.

Atentamente,
[Tu nombre]
[Teléfono] | [Correo electrónico]
[Fecha]

Si no llega nada

• Día 46 sin novedades: responde a tu correo original, señala la fecha en que lo enviaste y pide una fecha concreta.
• Te dicen que pagues primero: te pueden cobrar una tarifa de copiado razonable, pero no una tarifa que en la práctica te impida inspeccionar el expediente — y la inspección en sí es gratuita.
• Te dan un expediente parcial: responde el mismo día enumerando con precisión qué falta. Mantén el tono factual, no acusatorio.
• Sigues estancado: contacta al Centro de Capacitación e Información para Padres de tu estado (gratis), y luego a la oficina de quejas de educación especial del departamento de educación de tu estado. Una queja de FERPA se presenta ante la Oficina de Política de Privacidad Estudiantil del Departamento de Educación de EE. UU.